A. Pengorganisasian
Direct Request
Dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan
oleh seseorang atau suatu oeganisasi (bisnis maupun non bisnis) kepada pihak
lain (seseorang, individu/organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting
dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada,
termasuk media elektronik.
Pengorganisian
Direct Request adalah ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan
atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan – pesan
bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct approach).
Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang
diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya.
Organisasi direct
request mencangkup:
1. Pembukaan
Aturan
umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak
sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Oleh karena
itu, pada kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara lebih khusus
yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat
tersebut.
2. Penjelasan
rinci
Agar
penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar perlu
membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang dibuat dengan
berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
3. Penutup
Bagian
penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan
khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun
pemberian goodwill.
B. Permintaan
Informasi Rutin
Dalam
membuat surat permintaan rutin perlu diperrhatikan 3 pertanyaan berikut ini :
1. Apa
yang ingin diketahui;
2. Megapa
hal tersebut perlu diketahui;
3. Mengapa
hal ini dapat membantu
Dalam
kaitannya dengan direct request permintaan dapat berasal dari :
1. Permintaan
di dalam organisasi
Suatu permintaan dapat
dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih
permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Surat permintaan dalam berbentuk
memo mengikuti suatu standar perencanaan langsung. Bentuk ini dimulai dengan
pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan; kemudian diikuti dengan
penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang
dikehendaki.
2. Permintaan
ke Luar Organisasi
Sebagai seorang pelaku
bisnis professional kita perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok
(supplier), dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Kita dapat
juga memberi respons terhadap iklan yang dipasang di suatu surat kabar. Hal
yang diperlu perhatikan adalah :
1) Di
mana kita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari,
bulan, tahun)
2) Jelaskan
apa yang kita inginkan / maksud
3) Cantumkan
alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan surat kita tersebut.
C. Menulis
Direct Request untuk pengaduan
Istilah surat pengaduan (claim letter)
atau surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan
konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah
kata-kata yang kurang menyenangkan. Dalam surat direct request, kita mungkin
dapat meminta salah satu dari berikut ini :
a. Pengembalian
barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut
(refund)
b. Meminta
pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
c. Penggantian
sebagian atau seluruh bagian yang rusak
d. Perbaikan
gratis
e. Pengurangan
harga karena produknya ada yang cacat atau rusak
f.
Pembatalan atas suatu
pesanan produk
g. Pembetulan
atas kesalahan penagihan produk
h. Koreksi
atas kesalahan dalam nota pembayaran
i.
Penjelasan atas perubahan
kebijakan atau prosedur.
Kebanyakan organisasi perusahaan yang
progresif ingin mengetahui apakah kita merasa puas (satisfied) atau tidak puas
(dissatisfied) terhadap produk atau jasa (pelayanan) yang mereka berikan. Dalam
menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal :
1. Jelaskan
masalah yang anda hadapi secara rinci
2. Lampirkan
informasi pendukung, seperti fsktur pembelian
3. Usahakan
nada surat anda tidak marah dan emosional
4. Permintaan
tindakan khusus
D. Surat
Undangan, Pesanan, dan Reservasi
1. Surat
Undangan
Penulisan surat undangan
menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup
tiga komponen, yaitu ide pokok (main idea), penjelasan rinci (explantions), dan
penutup (close courtesy).
2. Surat
Pesanan dan Reservasi
Ketika perusahaan kita
melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahaan lain, maka perusahaan
tersebut dapat menulis surat pesanan dengan menggunakan pendekatan langsung
(direct approach)
Surat pesanan mencakup
tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci apa yang kita pesan, metode
pengirimannya, dan cara pembayarannya. Kemukakan secara jelas kuantitas /
jumlah produk yang kita pesan, ukuran, warna, gaya (style), harga pembayaran,
lokasi pemesan, tanggal pengiriman, dan petunjuk khusus lainnya.
E. Permintaan
Kredit
Dua
tahap memperoleh kredit, yaitu :
1) Mengisi
formulir yang telah disediakan oleh Lembaga pengkreditan yang ada
2) Mengirimkan
/ melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses
memperoleh kredit tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar