Komunikasi Bisnis Bab Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif

Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif

A.   Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan / pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan – kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Keunggulan dan kelemahan pendekatan langsung :

Keunggulan :

1.      Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca pesan

2.      Menekankan pada hasil suatu analisis yamg telah anda lakukan

3.      Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu ememperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama

Kelemahan :

1.      Orang cenderung menyampaikan suatau pesan berdasarkan cara berpikirnya

2.      Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point” hal ini terkait dengan pola Pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

1.      Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki.  Bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan tanya-jawab (ask-questions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, system pengiriman produk, cara pembayaram produk, pemberian garansi, dan apa manfaat dan kegunaan produk.

2.      Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Strategi penulisan untuk permintaan dan pesan-pesan positif adalah dengan pendekatan langsung (direct approach). Penyampaian pesan-pesan positif baik rutin, good news, dan goodwill dapat dilakukan dengan pendekatan langsung.

Komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif daintaranya :

1.      Ide-ide pokok yang jelas

Kemukakan ide pokok yang jelas, dibagian awal penulisan pesan-pesan positif. Komunikasi bisnis memiliki dua tujuan mendasar, yaitu :

1)      Menyampaikan informasi

2)      Mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan pembaca atau paling tidak membuat mereka mau menerima pesan-pesan yang disampaikan.

2.      Penjelasan Rinci

Penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok. Bagian pertengahan dari suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill merupakan bagian yang penting dan memiliki porsi bahasan terbesar serta perlu penjelasan yang cukup rinci.

3.      Penutup Surat

Pesan-pesan yang telah disampaikan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik.

B.    Pesan-pesan Good News dan Goodwill

Pesan-pesan good news dan goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positf dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai, dan masyarakat public pada umumnya.

1.      Good News tentang pekerjaan

Pada umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Namun tidak menutup kemungkinan, suatu yang menyenangkan atau menggembirakan pihak lain dianggapkan dengan pendekatan tidak langsung , terutama jika penyampaian pesannya dilakukan secara lisan.

2.      Good News tentang produk

Dalam dunia bisnis yang riil di lapangan, dapat dijumpai bermacam-macam good news yang berkaitan dengan produk, antara lain :

·         Pemberian diskon harga produk hingga 50%

·         System beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free)

·         Pemberian kupon diskon harga produk

·         Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah langsung maupun diundi

·         Produk rusak uang kembali atau ditukar dengan produk yang baik

·         Jaminan harga produk paling murah

·         Jaminan layanan (garansi) produk hingga tiga tahun.

3.      Pesan-pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif  yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian  ucapan selamat  kepada karyawan /pegawainya atau pihak lain seperti naik pangka/jabatan.

C.   Menulis Jawaban Positif

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, diantaranya :

1.      Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi yang sederhana yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya sudah diterima, pada umumnya surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dannilai yang cukup besar, begitu pun sebaliknya

2.      Menjawab permintaan informasi

Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk mengambil beberapa tindakan harus dilakukan oleh tingkat manajer/pimpinan yang lebih tinggi. Proses pengambilan keputusan cenderung lamban, permintaan informasi dan pelanggan atau pihak lain harus direspons secara cepat dan tepat.

a.       Menjawab permintaan dengan penjualan potensial

Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial (potential sales) terdapat tiga tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian, yaitu :

1)      Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan

2)      Mendorong penjualan yang akan datang

3)      Memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.

b.      Menjawab permintaan tanpa penjualan

Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan dengan :

1)      Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap

2)      Memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan

D.   Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan , kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi kredit (credit reference)

1.      Persetujuan Kredit

Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Surat perjanjian persetujuan kredit harus dicek benar-benar baik dari sisi penulisan kata, kalimat, penggunaan tanda baca secara tepat, tingkat akurasi, kelengkapan isi/substansi pesan, maupun kejelasannya.

2.      Memberikan Referensi Kredit

Permohonan kredit kepada suatu Lembaga perbankan tidak memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Akan tetapi, untuk jenis-jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit yang tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi, antara lain :

1)      Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan

2)      Nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

E.    Surat rekomendasi dan pemberitahuan

Surat rekomendasi (recommendation letters) merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang, surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik antara lain :

1.      Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

2.      Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

3.      Penulis sedang menjawab permohonan atau atas inisiatifnya sendiri

4.      Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon

5.      Fakta-fakta yang relevan dengan posisi /kedudukan yang dicari

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat tersebut. Betuk informasi positif lainnya ialah surat pemberitahuan tentang diterimanya sebagai pegawai baru atau keberhasilan melamar suatu pekerjaan.

Komunikasi Bisnis BAB Penulisan Direct Request

A.   Pengorganisasian Direct Request

Dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu oeganisasi (bisnis maupun non bisnis) kepada pihak lain (seseorang, individu/organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.

Pengorganisian Direct Request adalah ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan – pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct approach). Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya.

Organisasi direct request mencangkup:

1.      Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Oleh karena itu, pada kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.

2.      Penjelasan rinci

Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang dibuat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.

3.      Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill.

B.    Permintaan Informasi Rutin

Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperrhatikan 3 pertanyaan berikut ini :

1.      Apa yang ingin diketahui;

2.      Megapa hal tersebut perlu diketahui;

3.      Mengapa hal ini dapat membantu

Dalam kaitannya dengan direct request permintaan dapat berasal dari :

1.      Permintaan di dalam organisasi

Suatu permintaan dapat dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Surat permintaan dalam berbentuk memo mengikuti suatu standar perencanaan langsung. Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan; kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang dikehendaki.

2.      Permintaan ke Luar Organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis professional kita perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok (supplier), dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Kita dapat juga memberi respons terhadap iklan yang dipasang di suatu surat kabar. Hal yang diperlu perhatikan adalah :

1)      Di mana kita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun)

2)      Jelaskan apa yang kita inginkan / maksud

3)      Cantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan surat kita tersebut.

C.   Menulis Direct Request untuk pengaduan

Istilah surat pengaduan (claim letter) atau surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Dalam surat direct request, kita mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini :

a.       Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut (refund)

b.      Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.

c.       Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak

d.      Perbaikan gratis

e.       Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak

f.        Pembatalan atas suatu pesanan produk

g.      Pembetulan atas kesalahan penagihan produk

h.      Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran

i.        Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah kita merasa puas (satisfied) atau tidak puas (dissatisfied) terhadap produk atau jasa (pelayanan) yang mereka berikan. Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal :

1.      Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci

2.      Lampirkan informasi pendukung, seperti fsktur pembelian

3.      Usahakan nada surat anda tidak marah dan emosional

4.      Permintaan tindakan khusus

D.   Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

1.      Surat Undangan

Penulisan surat undangan menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu ide pokok (main idea), penjelasan rinci (explantions), dan penutup (close courtesy).

2.      Surat Pesanan dan Reservasi

Ketika perusahaan kita melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahaan lain, maka perusahaan tersebut dapat menulis surat pesanan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach)

Surat pesanan mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci apa yang kita pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya. Kemukakan secara jelas kuantitas / jumlah produk yang kita pesan, ukuran, warna, gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman, dan petunjuk khusus lainnya.

E.    Permintaan Kredit

Dua tahap memperoleh kredit, yaitu :

1)      Mengisi formulir yang telah disediakan oleh Lembaga pengkreditan yang ada

2)      Mengirimkan / melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut.